Övning 3, händelsestyrd tillsyn

I övning 3 ska ni öva på att skatta tillsynsbehov för händelsestyrd tillsyn med hjälp av den så kallade tavelmetoden.

Om ni har ett ärendehanteringssystem med exakta uppgifter tar ni uppgifterna där istället.

Tavelmetoden kan överföras på alla former av händelsestyrd tillsyn där behovet är okänt. Förutsättningen är att ni kan dela in dem i tydliga kategorier.

1. Räkna antal ärenden

Räkna antal ärenden inom det tillsynsområde ni vill skatta, till exempel klagomål, på en tavla. Dela in klagomålen i olika grupper. Se exempel i tabellen nedan.

2. Fördela ärenden för varje tillsynsområde

Fördela ärendena för varje tillsynsområde i fyra kategorier utifrån arbetsinsats (se exempel i kolumn 2, i tabell nedan). Skatta antalet ärenden per kategori (kolumn 3). Notera vilket som är den vanligaste förekommande kategorin för tillsynsområdet.

• Analysera fördelningen av kategorierna, vad beror de på?
• Hur håller ni reda på när, och i vilken omfattning, avgifter ska tas ut?

Tabell fördela ärenden för tillsynsområde (Word)

3. Skatta hur mycket tid ni lägger i snitt på varje tillsynsområde

Summera tiden ni får fram för ärendegrupperna.

Utgå från kategorin där flest ärenden sorteras och bedöm den genomsnittliga handläggningstiden per sådant ärende. Ett förenklat sätt att skatta tid är att utgå från hur stor del av en dag som arbetsinsatsen kräver, se exempel i kolumn 4 och 5.

4. Diskutera och summera resultatet av övningen

Hur många årsarbetskrafter behöver ni för tillsynsområdet? Kan metoden vara till hjälp för er?

Ett exempel

För klagomål bostäder har vi 20 ärenden per år. Efter fördelning ser vi att den vanligaste kategorin är nr 3, tillsynsbesök. För denna kategori skattar vi arbetsinsatsen till heldag, det vill säga cirka 8 timmar. Vi multiplicerar 20 ärenden med 8 timmar, och får 160 timmar totalt. Vi gör samma process för alla grupper av tillsynsområdet klagomål (50 totalt). Låt oss säga att vi kommer fram till 600 timmar för samtliga klagomål. Om vi räknar att en årsarbetskraft är 1000 timmar, skattar vi på detta sätt att vi behöver 0,6 årsarbetskrafter för att hantera klagomål i vår kommun.

Om ni tycker att en viss ärendegrupp inom händelsestyrd tillsyn tar för mycket resurser behöver ni se över ert sätt att arbeta. Hur kan ni förebygga och förenkla arbetsprocesserna, till exempel vad krävs för att verksamhetsutövarna ska ta större ansvar för klagomål? En förflyttning uppåt för kategori 3, 2 och 1 blir en halvering av arbetsinsatsen. En särskild rutin för kategori 4, ”surdegar” behöver ge svar på hur ärenden löses och avslutas, samt hur löpande debitering sker om de pågår över lång tid etcetera.