Användarcentrering i skolan – förändra och skapa nytta utifrån verkliga behov

Här har vi samlat lärdomar från några huvudmän om vad som är bra att tänka på inför att ni sätter igång med er satsning inom användarcentrerad skolutveckling.

Utse ansvariga

Det är bra med 1–2 personer som har mer ansvar och driver på; som kan sätta sig in i stödet i förväg. Det är förstås bra om samtliga i teamet tar del av stödmaterialet, antingen innan ni sätter igång eller steg för steg.

Antal personer och roller i teamet

Vi rekommenderar att ni är 3–5 personer i teamet. Fördelar med att vara relativt få är att ni enklare och oftare kan stämma av mellan varandra. Det kan även vara enklare att få till ett tajt team med stort engagemang om ni inte är för många.

Vid vissa moment kan det ändå vara bra att vara några fler, till exempel om många användare ska intervjuas. Be i så fall om hjälp av andra kollegor. Det kan bidra till ökad nyfikenhet och kännedom om användarcentrering och er valda utmaning.

Det är bra med en spridning av kompetenser och roller i teamet. Försök få med flera led i styrkedjan. Ni kan till exempel vara chefer, rektorer, experter och lärare.

Sätt av tid

Sätt av tid i allas kalendrar direkt! Det är lätt att slukas av andra möten och måsten. Prioritera tid både för eget arbete och teamets arbete. Var beredd på att steg 1 och 2 kräver en hel del tid. Det handlar delvis om tid för diskussioner i gruppen, men också tid för att på plats i verksamheterna involvera och undersöka användarnas verkliga behov. Hela processen (alla sex stegen) kan ta allt från några månader upp till ett år.

Förankra

Stöd och kontinuerlig uppföljning från ledningen är en förutsättning för en framgångsrik process och slutresultat. En gedigen förankringsprocess gör kanske att arbetet tar lite längre tid, men ger ett bättre resultat. Inte minst är rektorerna jätteviktiga som informationsspridare, de behöver komma in tidigt i processen. Använd etablerade kanaler som möten, digitala grupper, nyhetsbrev och intranätet.

Ett tips är att i förankringen hos ledningen lyfta fram behovet och nyttan både utifrån effektivitet och kostnader, men också känsla och engagemang för frågan.

Förankra internt bland kollegor att ni avser att driva ett användarcentrerat innovationsprojekt och vad det innebär i tid och resurser. Informera om att lösningen på utmaningen än så länge är oviss.

Resultatet kan bli oväntat

Hela idén med att arbeta användarcentrerat är att vara öppen för nya utmaningar och idéer på lösningar. Resultatet kan bli att man behöver tänka om helt och hållet. Ledningen behöver vara införstådd med att användarcentrerad utveckling utgår från användarnas verkliga behov – och det är först när dessa behov är identifierade som nya idéer på lösningar kan arbetas fram. Kommunicera detta tydligt i början av processen, så att det finns en samsyn om syftet med och förståelse för processen inom ramen för er satsning.

Var beredd på att tänka nytt

Många av oss i skolan upplever nog att vi har bra koll på våra användares verkliga behov. Och ja, till viss del kan det vara så, men förmodligen inte i så stor utsträckning som vi själva tror. Ibland vet inte användarna själva vilka deras verkliga behov är – förrän vi undersöker det tillsammans med dem.

Det är lätt att tidigt komma med egna förslag på lösningar. Man vill så gärna hjälpa till och snabbt lösa problemet. Men ska vi skapa största nytta för användarna behöver vi stanna upp och gå på djupet, för att identifiera och förstå målgruppens verkliga förutsättningar och behov. I den processen krävs att användarna involveras och att vi bromsar våra egna tidiga förslag på lösningar.

Skolhuvudmännen som deltagit i SKR:s utbildning i användarcentrering talar om ett nytt mindset, både i det stora och det lilla. Att inte vara så omedelbart lösningsorienterad – och att det nya sättet att tänka blivit en hävstång i allt arbete i verksamheten.