Uppföljning inom personlig assistans gav bättre kvalitet, minskade utgifter och avslöjade fusk
På tre år fördubblande kommunen antalet handläggare inom lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. En satsning som gjorde det möjligt att följa upp varje enskilt ärende inom personlig assistans. I dag har kommunen fått tillbaka miljonbelopp i form av återkrav och omprövning av beslut.
Sammanfattning, resultat
Kommunen upptäckte att uppföljningen av ärenden var under all kritik. Inte minst inom området personlig assistens. Det främsta hindret var att varje handläggare hade för många ärenden. När nämnden insåg det allvarliga läget, beslöt man att tillsätta resurser för att kunna göra en systematik för utvärdering. På tre år ökade antalet handläggare inom LSS från 9 till 18. Något som minskade antalet ärenden per handläggare från 200-300 till mellan 90 och 100 på en heltidstjänst.
I dag har uppföljning lett till återkrav och omprövning av beslut som gjort att kommunen fått tillbaka miljonbelopp. Enligt enhetschefen har dessutom många ärenden kunnat avslutas. Ingången var att säkerställa att alla som behöver ska få det stöd och den assistans som de har rätt till enligt beslut. När uppföljningarna kom igång upptäckte handläggarna både välfärdsbedrägerier och fusk. I dag anmäls alla misstankar om brott och oegentligheter till polisen och IVO.
På grund av upprepade hot och försök till otillbörlig påverkan har kommunen valt att vara anonym.
Positiva slutsatser
- Systematisk granskning av personlig assistens har avslöjat välfärdsbedrägerier och fusk.
- Återkrav och omprövning av beslut har minskat kommunens kostnader med miljonbelopp.
- Systematiskt uppföljning och nya rutiner säkerställer att alla som behöver får det stöd och den assistans som de har rätt till enligt beslut.
Bakgrund – utgångspunkt, syfte och mål
I mitten av 2010-talet blev det tydligt för kommunen att uppföljningen av bistånd inte fungerade. Under flera år hade mängden ärenden ökat och vissa handläggare kunde ha upp till 300 ärenden. Särskilt illa var det när det gällde personlig assistans, vars ärenden ofta är komplexa och tidskrävande. Till detta kom allt tuffare ekonomiska förutsättningar för såväl nämnd som kommun.
När enheten för funktionshinderomsorg år 2016 fick en ny chef med bakgrund inom handläggning och stor erfarenhet av både kommunal och statlig myndighet blev bristerna än tydligare. Bland det första som slog hen var handläggarnas orimliga arbetsbörda som gjorde det omöjligt för dem att följa upp såväl ärenden som beslut. De stickprov som utfördes var långt ifrån tillräckliga.
När verksamhetschefen gjort nämnden uppmärksam på läget fick enheten snabbt i uppdrag att följa upp alla ärenden. Samtidigt beslutade politikerna att under flera år skjuta till medel för att förstärka organisationen. Ingången var att garantera att varje kommuninvånare med behov ska få det stöd och den personliga assistans de har rätt till. På ”köpet” upptäcktes välfärdsbedrägerier och fusk.
Genomförande
En utvärdering värd namnet kräver resurser. För att garantera en verksamhet av god kvalitet krävs tillräckligt mycket personal, rätt kompetens, fungerande rutiner och nära samarbete med bland andra försäkringskassan och polisen.
Dubbelt så många handläggare
På tre år ökade antalet handläggare inom LSS (inklusive sjuklöner) från 9 till 18. Samtidigt minskade antalet ärenden per handläggare från 200-300 till mellan 90 och 100 på en heltidstjänst.
De första nyanställda handläggarnas uppgift blev att avlasta gruppen som helhet. Därefter anställdes en erfaren handläggare för att specifikt följa upp personlig assistens, samtidigt som verksamhetsassistenter fick i uppgift att ingående och metodiskt granska alla fakturor inom personlig assistans. Först då blev det ”en rejäl skjuts” och på bara någon månad drog kommunen, enligt enhetschefen, in belopp motsvarande en årslön i minskade utgifter.
Inkomsterna kom från återkrav och de minskade utgifterna berodde på att ärenden omprövades och i vissa fall avslutades. I takt med att fler handläggare anställdes byggde kommunen upp ett tydligare flöde för uppföljning – från ansökan och bedömning till granskning av fakturor och bolag. Alla assistansbolag med kunder i kommunen fick också skriftlig information om kommunens nya rutiner gällande fakturagranskning och de uppgifter man krävde in.
Tydliga tecken på fusk
Den systematiska granskningen av fakturor och tidrapporter visade snart ett mönster. Några exempel var att arbetstidslagen inte följdes och att vissa assistenter saknade anställningsavtal. Man upptäckte också assistenter som aldrig var sjuka, tog semester eller annan ledighet, medan andra i tydligt mönster alltid var sjuka regelbundet eller jobbade hos flera brukare samtidigt. Med detta som underlag gick handläggarna vidare genom att granska ärenden, beslut, behov, etcetera.
Rutinmässigt tittar man numera också på ansökningar om sjuklöner och följer, ihop med övrig granskning, upp att verksamheten är av god kvalitet. Så fort något inte stämmer bestrids fakturorna, samtidigt som enheten kräver in korrekta underlag. Vid allvarliga oegentligheter anmäls såväl brukare som bolag till polisen.
Checklistor gör arbetet enklare
För att upptäcka fusk har kommunen gjort checklistor med kontrollfrågor. Det kan handla om vem som företräder en enskild brukare eller om att brukare hindras från att föra sin egen talan. Ibland kan det vara så enkelt som att fråga en brukare om enkla saker i vardagen.
Några exempel är hjälpmedel, hur den personliga assistansen utförs och hur kontakterna med bolaget fungerar. Genom sådana frågor har man upptäckt både kraftigt överdrivna – och ibland helt påhittade – behov. Man har också upptäckt brukare som inte bor i, eller är folkbokförda i, kommunen.
I andra fall har man hittat ansökningar om sjuklöner, trots att brukaren var inlagd på sjukhus eller till och med avliden. Ibland är oegentligheterna så allvarliga att enheten misstänker organiserad brottlighet. Som konsekvens av en ökad uppföljning såg man också att brukare bytte bolag och att vissa bolag lämnade kommunen.
Lätt att vara för naiv
Både enhetschefen och nämndens ordförande misstänker att det förekommer organiserade bedrägerier som handlar om ”stora belopp”. De är också förvånade över ”hur oerhört lite vi har förstått om vilka makter som kan styra i bakgrunden”. Nämndens ordförande beklagar att kommuner med små resurser sällan har en chans att komma åt bedragare. För att inte fuskare ska kunna ”flyga under radarn” genom att flytta efterlyser hen ett ökat samarbete mellan kommuner.
Samarbete med polis och försäkringskassa
För att komma åt oegentligheter krävs, enligt både enhetschef och nämndens ordförande, ett nära samarbeta med både försäkringskassa och polis. När kommunen får in ett ärende med stora behov försöker de numera så långt det är möjligt att utreda tillsammans med försäkringskassan.
För att visa att kommunen menar allvar med sina granskningar, anmäls misstanke om brott till polisen. På senare år har det blivit flera polisanmälningar och flera bolag har anmälts till IVO. Det största målet hittills ledde till en fällande dom där flera personer fick långa fängelsestraff. När kommunen har avslutat en personlig assistans har deras beslut hittills alltid hållit vid rättslig prövning.
Vidareutbildning av personal
– Förutom tillräckligt många handläggare krävs också kunskap och erfarenhet. ”Det är handläggarna som möter brukare och bolag och det är bara de som kan ompröva och avsluta ärenden”, säger enhetschefen. För att stötta personalen gav hen två erfarna medarbetare i uppdrag att ta fram en internutbildning.
Utbildning i block och med teman
Resultatet blev ett utbildningstillfälle i månaden där varje tillfälle har ett tema. Utbildningen är indelad i block där ”LSS en rättighetslag och Grundläggande behov inom personlig assistens” är några exempel. En del av utbildningen är anpassad för mer erfarna handläggare. Andra delar vänder sig till nyanställda som även får en mentor under sin första tid på enheten. Några exempel på teman:
- Minskade kostnader för personlig assistens genom återkrav och omprövning av beslut.
- Systematisk uppföljning har ökat möjligheten att säkerställa att den assistans som utförs är av god kvalité och i enlighet med behov och beslut.
- Systematisk uppföljningen med rutiner och arbetsformer som följer ärendet ingår i enhetens ordinarie arbete.
- Utredningsprocess med uppföljningar minst en gång per år.
- Nära samarbete med försäkringskassa och polis.
- Flera anmälningar till polis och IVO
- Varningssignaler upptäcks tidigt.
- Ökad uppföljning har lett till att brukare har bytt bolag, att bolag lämnat kommunen och att tonen från vissa brukare och bolag blivit mer aggressiv.
Framgångsfaktorer
- Nämnden gav förvaltningen uppdrag och ekonomiska resurser för att hitta nya arbetsformer och utveckla metoder.
- Nämnden avsatte tillräckliga resurser under många år.
- Stabil arbetsgrupp med erfaren personal.
- Tillräckligt många kompetenta handläggare.
- Erfaren och specialiserad kommunjurist som stöttat handläggarna i juridiska frågor.
- Arbetet inleddes med att medvetandegöra och höja kompetensen hos handläggarna – medan rutinerna utvecklades efter hand.
- Intern kompetensutveckling genom utbildning och mentorskap.
- Nära samarbete med försäkringskassa och polismyndighet.
- Stora och komplexa ärenden utreds tillsammans med försäkringskassan.
Kontaktperson
Christina Kiernan
Samordnare för välfärdsbrottslighet och otillåten påverkan
Sveriges Kommuner och Regioner, SKR
christina.kiernan@skr.se
Informationsansvarig
-
Christina Kiernan
Handläggare