Tekniska vägval och erfarenheter vid införandet av RPA i Södertälje

Södertälje kommuns digitaliseringsstrateg Anthony Mc Carrick berättar om de tekniska vägval digitaliseringsenheten tog under införandet av RPA, och om hur enheten tänker kring och organiserar sitt digitaliseringsarbete.

RPA infördes i Södertälje för att öka effektiviteten

– Effektivitet betyder i vårt sammanhang dels ekonomisk effektivitet, det vill säga att det ska bli mer för pengarna. Men det betyder också effektivitet i att vi bättre ska ta tillvara på de kompetenser vi har i kommunen. När vi vet om de snabba demografiska förändringarna vi står inför där det kommer att bli en stor utmaning att få tag i folk överhuvudtaget, då är det inte hållbart att vi fortsätter låta välutbildad och kompetenta personer jobba med väldigt repetitiva arbetsuppgifter.

Hur organiserade ni arbetet när ni införde RPA?

– I vår digitaliseringsenhet är vi fem personer inklusive mig. Och vi jobbar även med IoT, data, och så vidare. RPA är bara en av många processer. Och det är egentligen inte den största. Vi har utbildat en av de anställda som kommer att vara systemansvarig för RPA:n. Och det är en grupp av folk med väldigt olika kompetenser. Om man ska jobba med utveckling eller innovation så är det viktigt att samla folk som är bra på olika saker, som har olika syn, som har ett kritiskt förhållningssätt. Utveckling och hierarki fungerar inte ihop. Utveckling och prestige fungerar inte ihop. Vår ambition var att skapa en grupp där vi hellre tittar utåt än inåt, där vi har fokus på medborgaren snarare än medarbetaren, där vi har ett kritiskt förhållningssätt, en holistisk syn och där man är inlyssnande (Anthony har skrivit mer utförligt om enhetens utformning på LinkedIn)

Titta utåt inte inåt - Anthony McCarrick, LinkedIn

– Vi började med att kontakta de kommuner som hade hållit på ett tag: Nacka, Järfälla och Trelleborg till exempel, för att få input. Vi valde att börja med processen HR-lön för det var en chef som vi upplevde förstod kontexten, en chef som kunde förankra med sina anställda, och en chef som kunde möta deadlines.

– Men vi har fler processer på gång. Det är otroligt viktigt att saker och ting hänger ihop. Och det har hänt ganska mycket sedan vi började, för vi jobbar redan med synergier mellan till exempel e-tjänster och RPA. Sedan kan man skapa synergier mellan RPA och mina meddelanden. Så det där är viktigt, och vi ser automatiseringen som en del av digitalisering. För många blandar ihop de där grejerna. Man kan ju hålla på med automatisering även med hjälp av andra tekniker, som API till exempel, och det gör vi också.

Vilka strategiska vägval gjorde Södertälje vid införandet av RPA?

– Vi försökte få förståelse för de olika teknikvalen, för det finns lite olika val att göra när man gör detta. I huvudsak kan man säga att det är UiPath och Blue Prism. Vi valde i alla fall att, när vi upphandlade, eftersom vi inte riktigt visste, att ha en option på både UiPath och Blue Prism. Vi låste oss inte. Och det tror jag är en ganska bra grej. Och det är väl en klassiker egentligen, när man upphandlar, att man inte riktigt vet att man kan ha optionerna öppna. Det kan vara bra när man tänker att ’det verktyget är bra nu, men sedan när man kan lite mer om det hela är kanske ett annat bättre’.

– Nu valde vi Blue Prism. Det var egentligen av två skäl: Blue Prism var bäst vad gäller skalbarhet, och vad säkerhet. Det betyder inte att det stämmer om några år, då kanske det ser ut på ett annat sätt. Men det är så det ser ut nu.

Jämförelse UiPath och Blue Prism, framtagen av Södertälje kommun och Digital Workforce (PNG)

Det andra strategiska vägvalet Anthony berättar om gällde huruvida kommunen skulle utveckla roboten in-house, eller ha den som tjänst. Hos Södertälje föll valet på att ha roboten som tjänst. En av de främsta anledningarna till detta beslut var att införandet skulle gå fort och ge goda förutsättningar för uppskalning.

– Från avtal till att vi hade en infrastruktur på plats gick på ett par månader. Och det är viktigt. Det är viktigt att det går undan. Det är det ena, men det finns också en annan väldigt stor fördel med att ha robot som tjänst, och det är skalbarheten. Mervärdet för kommunen och medborgaren kommer egentligen när du skalar upp saker.

– Vi har nu fyra processer i drift och i förvaltning och det är bra, men egentligen är det inte värt pengarna på det sättet. I Danmark pratar man väldigt mycket om business case. Vi är ganska dåliga på det; att se – vad är kickbacken? För lyckas du inte skala upp, då lyckas du inte.

Aktiva processer januari 2020

– Kom ihåg att olika kommuner har olika förutsättningar, och därför behöver ta olika vägval. Det finns en fara att man tänker: såhär gjorde Södertälje, så då gör vi exakt likadant. Det är viktigt att komma ihåg att ens vägval måste passa ens egen kontext.

Ta ett samlat grepp om digitaliseringen!

– Styrkan i Södertälje, är att vi försöker ta ett samlat grepp kring digitaliseringen. Det betyder att vi tar till oss det som OECD gång på gång har sagt till Sverige: Ni har en av världens absolut främsta IT-infrastrukturer men det händer extremt lite. Och det beror på en utpräglad stuprörsmentalitet. I kommunen men också mellan kommuner och i samspel med SKR, Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) och så vidare.

– Jag tycker att vi här i Sverige, i kommunsverige, tittar väldigt mycket inåt. Vi tittar inte utåt. Möjligen tittar vi på kommunen bredvid, men vi tittar inte på det privata. Och då blir det väldigt lätt rundgång i samtalen, man fastnar och tänker: Om SKR eller politiken levererar, då skulle det bli bra. Jag tycker att det i stället behöver bli mer fokus på hur man själv ska gå framåt.

Digitala Södertälje

Möt roboten Ragnhild - Första erfarenheter och lärdomar från RPA i Södertälje (Youtube)