Publicerad 23 oktober 2023

Malltexter för samtycke till bildpublicering och modellavtal

Skapa en egen mall för samtycke med hjälp av malltext och vägledning som SKR tagit fram. I vissa fall är modellavtal lämpligare än samtycke, här finns malltext även till det. Dessutom information om samtyckets formkrav och vad som gäller vid återkallande av samtycke.

Personuppgifter får behandlas om det finns en rättslig grund. Samtycke är en av de sex olika rättsliga grunderna som återfinns i Dataskyddsförordningen, GDPR.

SKR rekommenderar att samtyckestextens slutliga utformning alltid granskas av jurist eller motsvarande för att säkerställa att texten uppfyller GDPR:s krav i det enskilda fallet.

Samtycke vid bildpublicering, malltext och vägledning

Denna malltext är avsedd för att skapa en egen text för samtycke vid bildpublicering. Texten ska anpassas, stöd för det finns i vägledningen.

Gör så här

  1. Skapa ett nytt dokument i Word eller motsvarande program för textbehandling. Du kan använda någon av din organisations standardmallar eller utgå från ett helt "rent" textdokument.
  2. Kopiera och klistra in texten inom streckad ram.
  3. Ersätt all text inom [hakparentes] med anpassad information för den enskilda situationen. Vägledningen innehåller förklaringar till respektive punkt och vad som är viktigt att tänka på kring samtycke och bildpublicering.

Text att kopiera, samtycke

[Se punkt 1 i vägledningen nedan]

Informationen samlas in av [se punkt 2], och det är [se punkt 3] som är personuppgiftsansvarig. Vi delar dina personuppgifter med [se punkt 4].

Samtycket är giltigt under [se punkt 5]. Du har rätt att när som helst ta tillbaka ditt samtycke. Detta gör du genom att kontakta [se punkt 6]. Observera dock att ett återkallande av ditt samtycke inte påverkar lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades.

Du har även rätt att kontakta oss för att få information om vilka uppgifter som behandlas om dig eller för att begära rättelse, överföring, radering eller begränsning av dina personuppgifter. Du kan även kontakta vårt dataskyddsombud på [se punkt 7]. Du har även rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.

Samtycker du till ovanstående? [se punkt 8]

Ja

Nej

Vi kommer att överföra dina personuppgifter till [punkt 9].

Samtycker du till ovanstående?

Ja

Nej

Vägledning för att använda malltext för samtycke

  1. Beskriv vilka personuppgifter det är som omfattas av den behandling ni ska göra. Ange även i vilka syften ni kommer att använda uppgifterna. Den som samtycker ska enkelt kunna förstå vad det är denne samtycker till. Exempel på formuleringar:
    • Vi behöver ditt samtycke för att kunna xx ...
    • För att kunna xx behöver vi ditt samtycke att behandla xx ...
  2. Beskriv vem det är som samlar in personuppgifterna – kommer uppgifterna från personen som ska samtycka eller kommer de från något offentligt register, till exempel Skatteverket?
  3. Ange den personuppgiftsansvariges information (namn och adress samt i tillämpliga fall organisationsnummer).
  4. Finns det någon tredje part som får tillgång till personuppgifterna? Det räcker att ni anger kategorier av mottagare, till exempel ”företag inom samma koncern”, ”nämnder inom kommunen x”, eller ”Skatteverket”. Om ni inte delar personuppgifterna med någon annan skriver ni det istället det, till exempel genom formuleringen ”Vi delar inte dina personuppgifter med tredjepart” eller motsvarande. Har ni något personuppgiftsbiträde (”PuB”) som får del av informationen? I sådana fall bör ni skriva dit detta, till exempel genom formuleringen ”Även vårt personuppgiftsbiträde xxx har tillgång till dina uppgifter” eller motsvarande.
  5. Ange hur länge samtycket är giltigt - tillsvidare eller tidsbestämt (xx-xx-20xx).
  6. Ange kontaktuppgifter (e-postadress och/eller telefonnummer) till den som ska ta emot återkallanden.
  7. Ange dataskyddsombudets kontaktuppgifter (e-postadress och/eller telefonnummer).
  8. Det är inte obligatoriskt att ha kryssrutor. Detta är endast ett exempel på hur ett samtycke kan se ut i praktiken. Det viktiga är att samtycket utgör en aktiv handling och att ni på något sätt kan spara samtycket.
  9. Detta gäller endast om uppgifter överförs till tredje land, till exempel genom att CRM-systemet har server i land utanför EU/ESS. Om ingen tredjelandsöverföring kommer att ske kan ni ta bort detta stycke.
    • Om tredjelandsöverföring är aktuellt i ert fall bör ni informera om detta, till exempel genom att skriva ”vi överför dina personuppgifter till x land”, ”vårt CRM system har server i land utanför EU/EES, det innebär att dina uppgifter överförs till tredje land”, eller motsvarande.
    • Ni bör även informera om huruvida ett beslut från EU-kommissionen om, adekvat skyddsnivå finns eller saknas.
    • Om ett beslut om adekvat skyddsnivå saknas bör ni informera om huruvida ni har vidtagit lämpliga säkerhetsåtgärder, till exempel genom bindande företagsbestämmelser till skydd för behandlingen.
    • Om ingetdera av ovan finns krävs som huvudregel samtycke för att kunna överföra uppgifter till land utanför EU/EES. Ett sådant samtycke ska särskiljas från övriga samtycken så att den registrerade enkelt och tydligt förstår vilka olika behandlingar denne samtycker till.

Information om adekvat skyddsnivå, Integritetsmyndigheten

Lämpliga skyddsåtgärder, Integritetsmyndigheten

Exempel – SKR:s mall för samtycke vid bildpublicering

Utifrån malltexten och vägledningen ovan skapade SKR en samtyckesblankett för bildpublicering. Se den gärna som ett exempel på hur ditt samtycke för bildpublicering kan se ut. Utgå inte från själva filen, utan skapa en egen med din organisations dokumentmall och följ vägledningen ovan för att anpassa syfte och kanal utifrån ändamålet med bilden/bilderna.

Exempel på en samtyckesblankett för bildpublicering, (PDF) Pdf, 726 kB.

Samtyckets formkrav

GDPR uppställer krav för hur ett samtycke ska utformas och användas för att vara giltigt.

Frivilligt

Frivillighetskravet innebär att den som ska ge sitt samtycke har en faktisk möjlighet att tacka nej utan att påverkas negativt. En person ska utan problem kunna välja att inte samtycka samt kunna ta tillbaka sitt lämnade samtycke. Uppfylls inte frivillighetskravet bör ni fundera på om någon annan rättslig grund är tillämplig.

Om det föreligger obalans i maktförhållanden mellan den som ska samtycka och personuppgiftsansvarig (PuA) kan det innebära att det inte är ett frivilligt samtycke. Sådan obalans kan föreligga till exempel vid anställningsförhållanden eller i förhållanden mellan enskild och myndighet. Om ni vill läsa mer om frivillighetskravet har den så kallade Artikel 29-gruppen tagit fram en vägledning om samtycke enligt dataskyddsförordningen.

Vägledning om samtycke, Integritetsskyddsmyndigheten

Tjänster eller avtal som är beroende av samtycket kan i vissa fall inte anses uppfylla kravet på frivillighet.

Informativt

Att ett samtycke ska vara informativt innebär att innan en person lämnar sitt samtycke ska denne ha fått tillgång till tillräcklig information avseende vad det är personen samtycker till.

Tillräcklig information innebär att ni måste informera om

  • vilka personuppgifter ni behandlar,
  • vad ni har för ändamål/syfte med behandlingen,
  • samtyckets giltighetslängd,
  • information om hur personen kommer i kontakt med personuppgiftsansvarig,
  • att personen har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke samt rätt att begära rättelse, dataportabilitet, radering eller begränsning av de personuppgifter ni behandlar.

SKR:s samtyckestextmall kan fungera som exempel på hur informationskravet uppfylls.

Vara en aktiv handling (otvetydigt):

Det innebär att den som ska samtycka till en behandling aktivt måste samtycka till en behandling. Att låta det finnas en redan ikryssad box och texten ”jag samtycker”, eller att låta boxen för ”ja” redan vara ifylld är inte att betrakta som ett otvetydigt samtycke. Personen i fråga måste själv, aktivt, klicka i boxen. Därmed inte sagt att kryssbara boxar är den enda typen av aktivitet som utgör ett giltigt samtycke – boxarna är endast ett exempel på när samtycket är aktivt.

Om den som ska samtycka till personuppgiftsbehandling är underårig

Den som lämnar ett samtycke ska ha möjlighet att förstå innebörden av samtycket. När det gäller informationssamhällets tjänster till barn (till exempel söktjänster, onlineaktiviteter, olika tjänster på internet) måste den underåriga vara 13 år för att kunna samtycka till behandling av sina egna personuppgifter. Är personen under 13 år krävs samtycke från den som har föräldraansvaret över den underåriga.

För personuppgiftsbehandling som inte sker för informationssamhällets tjänster till barn, krävs en bedömning av den underåriges förmåga att förstå handlingen. En sådan bedömning måste göras i varje enskilt fall.

Proposition om ny dataskyddslag, Regeringen

Vid osäkerhet, rådfråga en jurist eller motsvarande.

Återkallande och er bevisbörda

Om ni anser att samtycke är den rättsliga grund som är aktuell måste ni ha i åtanke att:

  • Den registrerade har rätt att återkalla sitt samtycke. Tänk på att om ni anser att den registrerade inte kan återkalla samtycket bör ni fundera på om frivillighetskravet verkligen är uppfyllt. Ett återkallande innebär dock inte att den behandling ni har utfört fram till återkallandet är olaglig. Det är endast framtida behandling som blir olaglig.
  • Det är ni som har bevisbördan för huruvida ett giltigt samtycke finns eller inte. Det är därför bra om ni har interna rutiner/system som gör det möjligt för er att dokumentera att ett sådant samtycke finns. Att använda SKR:s samtyckesmall och ha interna system som möjliggör lagring av texten och den samtyckandes aktiva handling kan vara ett sätt att visa att ett samtycke finns.

Modellavtal, text att kopiera och anpassa

För köpta bilder kan modellavtal användas istället för samtycke. SKR har tagit fram malltext som kan användas för att upprätta ett avtal direkt med en modell. Malltexten är ett arbetsmaterial som ska anpassas.

Gör så här:

  1. Skapa ett nytt dokument i Word eller motsvarande program för textbehandling. Du kan använda någon av din organisations standardmallar eller utgå från ett helt "rent" textdokument.
  2. Kopiera och klistra in texten inom streckad ram.
  3. Ersätt all text inom [hakparentes] med anpassad information för den enskilda situationen.

SKR rekommenderar att avtalets slutliga utformning alltid granskas av jurist eller motsvarande.

Text att kopiera, modellavtal

MODELLAVTAL

Daterat den [infoga datum]

1. AVTALSPARTER

[Ange aktuell SKR-part], [organisationsnummer], (”Beställaren”/”Vi”), och Avbildad person enligt uppgifter vid punkt 7 (”Modellen”/”Du”), (Tillsammans ”Parterna”) har idag slutit modellavtal enligt nedan.

2. SYFTE

Avtalet syftar dels till att reglera hur de för avtalet aktuella bilderna får användas av Beställaren, dels reglera Beställarens behandling av Modellens personuppgifter.

3. DEFINITIONER

För definitioner av personuppgiftsbegrepp hänvisas till vid var tid gällande integritetslagstiftning.

4. ANVÄNDNINGSRÄTTEN TILL BILDERNA

Beställaren får använda de för avtalet aktuella bilderna i [kommersiella sammanhang och/eller för redaktionellt] sammanhang med koppling till Beställaren [utan begränsning i media/medier]. Denna användning får ske fritt, under [obegränsad] tid.

Beställaren får, under [obegränsad] tid, använda bilderna i bestående material, t.ex. broschyrer, läromedel m.m.

Beställaren har [även rätt att använda aktuell/a bild/er i de sociala medier] där Beställaren är aktiv.

Beställaren har rätt att redigera och beskära de/den för avtalet aktuella bilderna för att möjliggöra ändamålsenlig användning enligt detta modellavtal.

Bilderna får inte säljas vidare till tredje part. Bilderna får dock användas av tredje part på uppdrag av Beställaren förutsatt att tillämplig integritetslagstiftning iakttas.

5. ARVODE FÖR MEDVERKAN

Modellen ska för medverkan och användning av bilderna erhålla ett arvode om [xx] kr före skatt. Beställaren kommer att göra skatteavdrag om Modellen inte meddelar annat.

6. BEHANDLING AV MODELLENS PERSONUPPGIFTER

Eftersom Beställaren tar bilder som lagras digitalt och används i enlighet med detta modellavtal innebär det att Beställaren behandlar dina personuppgifter. [Ange aktuell SKR-part + ev. org. nr + adress] är personuppgiftsansvarig för behandlingen. Du når personuppgiftsansvarig enklast via [ange e-post + telefonnummer].

Ändamålet med att behandla dina personuppgifter är att använda aktuella bilder i enlighet med detta modellavtal. Den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att fullgöra detta modellavtal med dig.

Beställaren kommer att spara dina personuppgifter så länge bilderna på dig används i enlighet med detta modellavtal.

Du har rätt att kontakta Beställaren för att få information om vilka uppgifter Beställaren har om dig, för att begära rättelse eller radering av inte längre aktuella uppgifter eller begära en överföring av dina uppgifter. Du har även rätt att begära att Vi begränsar behandlingen av dina uppgifter. Om du begär radering av dina uppgifter innebär det inte att bilderna kommer att raderas då bilderna kommer användas i enlighet med detta avtal.

Du har även rätt att vända dig till tillsynsmyndigheten Datainspektionen om du vill inge klagomål om hur Vi behandlar dina personuppgifter.

7. MODELLENS KONTAKTUPPGIFTER

För- och efternamn: [xx]
E-postadress: [xx]
Telefon/mobil: [xx]
Adress: [xx]
Postnummer och ort: [xx]

Genom undertecknandet av det här avtalet godkänner Modellen följande:

  • Att Beställaren behandlar Modellens personuppgifter enligt ovan angivna förutsättningar.
  • Att Beställaren tar bilder av Modellen och lagrar dessa digitalt samt att Beställaren får använda bilderna i enlighet med detta avtal.

Detta modellavtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav Parterna tagit var sitt.

För Beställaren (Behörig firmatecknare)
Ort och datum:
Underskrift:
Namnförtydligande:

Modell
Ort och datum:
Underskrift:
Namnförtydligande:

Om modellen är under 18 år
Målsmans underskrift:

Bildbyråbilder

Om en bild är köpt av en bildbyrå ska bildbyrån säkerställa att modellavtal finns upprättat mellan dem och modellen. Kontrollera gärna att ert avtal med bildbyrån innehåller den informationen.

Frågor och svar om samtycke och modellavtal

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Pål Resare
    Förbundsjurist

Kontakta oss

Kontakta SKR

Välkommen att skicka in din organisations frågor

  • Vid akuta frågor, vänligen ring SKR:s kontaktcenter på 08-452 70 00.
  • Se till att frågan är väl förberedd innan du skickar in den.
  • Det ingår inte i SKR:s uppgifter att ge service till privatpersoner och privata företag.


Undvik känsliga personuppgifter när du beskriver ditt ärende.






Verifiering * (obligatorisk)
Vi kontrollerar att du är en människa och inte en robot.