Publicerad 17 november 2023

Samverkan vid införande av nytt schema

För att skapa arbetsscheman som innebär kontinuitet för verksamheten och är bra för medarbetarna behöver alla vara delaktiga. I schemaläggningen behöver kunskap finnas om när olika arbetsuppgifter ska utföras och hänsyn tas till lokala förutsättningar.

Lokala förutsättningar kan till exempel vara geografiska avstånd och kommunikationsmöjligheter. Medarbetare behöver också kunna kombinera både sitt arbetsliv och privatliv.

Kriterierna för schemaläggning är:

  • Verksamhetens behov av bemanning
  • Lagar och avtal
  • Hållbar och hälsofrämjande arbetstidsförläggning
  • Medarbetarnas önskemål

Rättslig grund att beakta

Det finns en laglig grund för att arbetsscheman ska ge förutsättningar för ett hälsofrämjande och hållbart arbetsliv. Både arbetsmiljölagen (AML) och arbetstidslagen (ATL) är skyddslagstiftningar som värnar om medarbetarnas grundläggande hälsa och säkerhet.

Arbetsgivaren ska i samverkan med skyddsombud och medarbetare ha ett fungerande hälso- och arbetsmiljöarbete. Det innebär bland annat regler om riskbedömning av ändrade scheman, tillsyn och viten som finns i de båda lagarna.

I våra kollektivavtal har reglerna om dygnsvila förändrats sedan 1 oktober för att de ska uppfylla EU:s arbetsdirektiv om dygnsvila. Det är en skyddslagstiftning som i huvudregel innebär elva timmars sammanhängande dygnsvila under varje 24-timmars period.

Arbetsgivaren har dessutom en skyldighet i och med medbestämmandelagen (MBL) att hålla de fackliga företrädarna informerade och förhandla innan beslut kan fattas om större förändringar av schemaläggning.

Genom samverkan i enighet med ett samverkansavtal omhändertar arbetsgivaren skyldigheterna i lagarna.

Schemaläggning på APT:s dagordning

När fler deltar i dialogen om schemaläggning kan medarbetarna tillsammans uppmärksamma vad som fungerar bra och det som behöver förändras. Tillsammans kan chef och medarbetare komma fram till de bästa lösningarna utifrån verksamhetens behov av bemanning och medarbetarnas behov av återhämtning.

Chefens ansvar för verksamhet och arbetsmiljö innebär att beslut kan behöva fattas som går emot en enskild medarbetares önskan om viss arbetstidsförläggning. Genom tidig delaktighet finns en större förståelse för chefens beslut. Nya scheman får större acceptans och går enklare att genomföra i organisationen.

Förutsättningar för en god dialog

Tydlig information om verksamhetens behov av bemanning och hur den kan variera under året har stor betydelse för medarbetarnas förståelse för vad som ska uppnås och varför. Kunskap om arbetstidens förläggning för ett hållbart och hälsofrämjande arbetsliv är viktigt för att i dialog skapa ett schema som säkerställer en bra arbetsmiljö.

Genom att lyfta frågan om sommar-, jul-, nyår och lovbemanning i ett tidigt skede skapas större handlingsberedskap och trygghet i verksamheten. Möjligheterna ökar för att klara såväl verksamhetens behov av bemanning som medarbetarnas behov av återhämtning och semester.

När arbetet med schemaläggning kännetecknas av information, återkoppling, delaktighet och inflytande finns förutsättningar för en känsla av tillit till varandra. Att gemensamt ta ansvar för verksamhetens bemanning. Schemaläggningen blir mer rättvis och transparent. Detta i sig är hälsofrämjande, då information, återkoppling, delaktighet, inflytande, rättvisa och transparens är hälsofrämjande organisatoriska faktorer, så kallade friskfaktorer.

Samverkan före beslut

För en meningsfull och effektiv dialog i samverkan behöver de fackliga företrädarna tidigt få ta del av information och förutsättningar för schemaläggningen. En chef behöver i god tid lämna över och beskriva processen samt de arbetsmiljöåtgärder som har eller kommer att åtgärdas. De fackliga företrädarna behöver få möjlighet att komma med inspel och synpunkter på förslaget innan chefen fattar beslut.

Schemaläggning utifrån olika perspektiv

Vid schemaläggning är det bra att utgå från olika perspektiv.

Verksamhetsperspektivet

Arbetstid och förläggning av denna är en av de viktigaste resurserna som arbetsgivaren har för att uppfylla verksamhetens mål. Det är resursen som säkerställer verksamhetens kontinuitet, säkerhet och effektivitet. För att tillvarata medarbetarnas kompetens behöver chef i dialog med medarbetarna fundera över om de gör rätt saker vid rätt tid utifrån verksamhetens behov. De behöver ringa in de uppgifter som måste utföras vid vissa tider och andra som kan göras vid andra tidpunkter. Det behövs en samsyn om när behoven är som störst, samt en god bild över när övertid beordras eller flest vikarier tas in.
Heltidsresan har tagit fram ett verktyg för att lösningsfokuserat organisera och bemanna verksamheten med heltid som norm samtidigt som arbetstidsförläggningen är långsiktig och hållbar. När fler arbetar heltid kan den kompetens som redan finns i verksamheten tas tillvara på ett bättre sätt.

Heltidsresan

Arbetsmiljöperspektivet

Oavsett vilken modell man använder för schemaläggning har chefen ansvaret för arbetsmiljön. I dialog i samverkansgrupp kan fackliga företrädare och skyddsombud bidra med sin kompetens inom arbetsmiljöområdet, som t ex organisatorisk och social arbetsmiljö, riskbedömningar.
När medarbetarna får vara delaktiga och ha inflytande i schemaläggningen är det en friskfaktor i sig. Dessutom bidrar det till en större förståelse för förändringar och chefens beslut. Samtidigt får chefen ett bättre beslutsunderlag för nytt schema.

Ekonomi- och bemanningsperspektivet

Fakta om det ekonomiska läget behöver kommuniceras för verksamheten på en övergripande nivå och för det egna området. Hur verksamheten bemannas har stor inverkan på ekonomin. Personalkostnader för övertid och vikarier kan vara kostnader som kan minskas genom en behovsinventerad och mer funktionsenlig schemaläggning.
Utöver fackliga förtroendevalda har bemanningsplanerare en viktig kompetens om vad som behöver beaktas vid schemaläggning utifrån bemanning och organisatoriska förutsättningar, exempelvis arbetstidslagstiftning, kollektivavtal, semesterplanering och frånvaro.

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Christin Granberg
    Förhandlare

Kontakta oss

Kontakta SKR

Välkommen att skicka din fråga till SKR inom arbetsrätt och kollektivavtal

  • SKR:s rådgivning riktar sig till personal- och förhandlingschefer i kommuner och regioner. Om frågan ställs på uppdrag av någon av dessa anger du det i formuläret.
  • Vi kontaktar dig normalt per telefon samma eller efterföljande dag som frågan skickas in, om vi inte bedömer att frågan kan besvaras per e-post. Det är viktigt att du som frågeställare finns tillgänglig för telefonsamtal under samma tidsperiod. Vi gör minst tre kontaktförsök, men om kontakt ändå inte kan upprättas avslutas ärendet. Du är då välkommen att skicka in ärendet på nytt.
  • Vid akuta frågor, vänligen ring SKR:s kontaktcenter på 08-452 70 00.

Ange gärna lagrum eller avtal som ärendet gäller. Beskriv var i processen ni befinner er och vilka eventuella åtgärder som redan vidtagits. Tänk på att inte ange personuppgifter.





Frågan ställs av eller på uppdrag av personal- eller förhandlingschef * (obligatorisk)
Frågan ställs av eller på uppdrag av personal- eller förhandlingschef


Verifiering * (obligatorisk)
Vi kontrollerar att du är en människa och inte en robot.